Kashaneh Group


اصول بازطراحی فرایندها

مدیریت و مهندسی مجدد فرایندها بیش از آن که یک ابزار یا متدولوژی مشخص باشد، نگرش و دیدگاهی نوین به سازمان و فرایندهای آن است و این مهم موجب‌شده برای اجرا و استقرار آن، روش‌های مختلفی توصیه شود.

 

1- ترکیب فعالیت‌های فرایند یا شکست فرایند به مراحل جزیی و تخصصی؟

 

باور عمومی: تجزیه فرایندها و کارها، انجام آنها را ساده‌تر می‌کند.

واقعیت: تجزیه فرایندها موجب دست به دست شدن کار، افزایش نقاط تماس، افزایش فعالیت‌های کنترلی، افزایش زمان انتظار، کاهش اثربخشی خروجی فرایند، عدم مسوولیت‌پذیری افراد و ... می‌شود.

 

2- تفویض اختیار و تصمیم‌گیری کارکنان یا انجام متمرکز کارها و تصمیم‌های کلیدی توسط افرادی محدود؟

 

باور مدیران: کارکنان مهارت محدود داشته و باید کار ساده و عملیاتی انجام دهند، مدیران تصمیم‌ها را اتخاذ می‌کنند.

واقعیت: تصمیم‌گیری از انجام کار جدا نیست. نیاز به تایید سلسله‌مراتب سازمانی، موجب افزایش زمان انتظار و خدشه‌دار شدن انگیزه و غرورکاری کارکنان می‌شود.

 

3- پیش‌بینی و طراحی فرایندهای متعدد یا طرحریزی فرایندی یکپارچه و استاندارد با لحاظ نمودن تمام جزییات در آن؟

 

باور عمومی: فرایندهای یکسان و عمومی در همه شرایط از چندنسخه‌ای بودن آنها بهتر است.

واقعیت: فرایندهای یکسان در شرایط متغیر کارامد نیستند. این گونه فرایندها به واسطه لحاظ نمودن تمامی جوانب امر در یک ساختار واحد، بسیار پیچیده هستند. نمونه‌های متعدد فرایند، از پیچیدگی کار و افزایش زمان انتظار جلوگیری می‌کنند.

 

4- کاهش بازرسی و کنترل‌ها با هدف روان‌سازی فرایندها، لطمه‌ای به کیفیت انجام آنها وارد نمی‌کند؟

 

باور عمومی: کنترل‌های متعدد دقت و صحت انجام کار را افزایش می‌دهد.

واقعیت: کنترل‌ها تا زمانی که از نظر اقتصادی توجیه‌پذیر باشند، ضروت دارند، کنترل‌های تجمعی یا تاخیری برای حذف کنترل‌های متعدد موثر هسنتند. یکپارچه کردن فعالیت‌ها، موجب کاهش طبیعی کنترل‌ها می‌شود.

 

چالش‌های فراروی اجرای موثر پروژه‌های مهندسی مجدد فرایندها در ایران/ ششمین کنفرانس بین‌المللی مهندسی صنایع/ کارگاه آموزشی


گروه کاشانه